Mitarbeiter*in im Veranstaltungsmanagement
Kennziffer: GF 2024/7
Die Stabsabteilung Kommunikation ist zuständig für die Auswirkung des HZB. Wir vermitteln die wissenschaftlichen Forschungsleistungen des HZB und verantworten die Themen, die unser Zentrum nach innen und außen kommuniziert. Als Team von engagierten Kolleg*innen (Redaktion, Webteam und Veranstaltungsmanagement) arbeiten wir Hand in Hand. Networking und persönliche Weiterbildungen sind für uns selbstverständlich. Neue Kolleg*innen unterstützen wir gern und helfen beim Einarbeiten.Für unser Eventmanagement suchen wir eine verantwortungsvolle Person, die Spaß daran hat, kleine und große Veranstaltungen in einem wissenschaftlichen Umfeld zu organisieren. Du hast keine Scheu vorm Telefonieren und Verhandeln. Du hast Lust, Dich um die vielen kleinen und großen Dinge zu kümmern, die zum Organisieren dazu gehören. Dass dabei manchmal ein Wochenende beeinträchtigt wird, kannst Du akzeptieren und dass am Ende alles klappt, ist Dir persönlich wichtig. Die Steine, die dabei manchmal im Weg liegen, räumst Du beherzt beiseite. Dabei vergisst Du nicht, dich mit allen Beteiligten gut abzustimmen. Du bleibst bei deinen Projekten immer am Ball und hast Spaß daran, auf Menschen zuzugehen. Das Arbeiten im Team macht Dir Freude. Organisationsgeschick, eine kommunikative Art und ein serviceorientiertes Auftreten sind Voraussetzung für die Stelle.
Deine Aufgaben
- Du betreust und organisierst kleine und größere wissenschaftliche Fachveranstaltungen (Konferenzen, Workshops) zusammen mit den Fachabteilungen.
- Du berätst unsere Wissenschaftler*innen hinsichtlich Budget, Teilnehmermanagement, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und vielen Teilaspekten der Organisation.
- Du recherchierst und koordinierst externe Dienstleister inkl. der administrativen Abwicklung wie zum Beispiel Beschaffung und Rechnungsprüfung.
- Du betreust und pflegst die Webseiten zur Bewerbung deiner Veranstaltungen.
- Du konzipierst Veranstaltungsformate für repräsentative öffentlichkeitswirksame Auftritte des HZB und organisierst die jeweiligen Events.
Dein Profil
- abgeschlossenes Studium im Bereich Eventmanagement (Bachelor) oder kaufmännische Berufsausbildung vorzugsweise mit Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation oder vergleichbare Qualifikationen
- ein- bis zweijährige Berufserfahrung ist von Vorteil, Berufseinsteiger*innen sind ebenfalls willkommen
- Organisationsgeschick und Verhandlungserfahrung
- serviceorientierte Einstellung und kommunikatives Auftreten
- Bereitschaft, mit unterschiedlichen Akteur*innen zusammenzuarbeiten
- gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Unser Angebot
Wir bieten Dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem erfolgreichen Forschungszentrum, in dem Internationalität gelebt wird. In einem kreativen Team kannst Du von Anfang an Verantwortung übernehmen und Deinen Aufgabenbereich aktiv mitgestalten.Wir bieten:
- die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit
- mobiles Arbeiten an bis zu drei Tagen/Woche
- 39-Stunden-Woche, auch Teilzeit ist möglich
- 30 Tage Urlaub
- umfangreiche Beratungsangebote zu Familie und Beruf
- Gesundheitsmanagement- und Betriebssportangebote
- Zuschuss zum Deutschlandticket Job
- Fortbildungsangebote
- Sprachkurse während der Arbeitszeit
- eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- und ein Team, das sich auf Dich freut!
Der Arbeitsvertrag ist über 12 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis 28.04.2024. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen,
leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.
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