Teamassistenz (w/m/d) / Sekretariat am Institut Beschleuniger - Betrieb, Entwicklung und Technologie des HZB

Kennziffer: BE 2024/9

Am Helmholtz-Zentrum Berlin erforschen wir komplexe Materialsysteme für eine umweltfreundliche und nachhaltige Energieversorgung der Zukunft und stellen mit der Synchrotronstrahlungsquelle BESSY II ein Großgerät für Forschende und Industrie aus aller Welt zur Verfügung. Weiter betreibt das HZB die Metrology Light Source in enger Kooperation mit der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt. Das Institut für Beschleuniger – Betrieb, Entwicklung und Technologie verantwortet den Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung von BESSY II und der MLS, um den Forschenden optimale Bedingungen und neue Möglichkeiten der Nutzung zur Verfügung zu stellen.
Mehr als 100 Techniker*innen, Ingenieur*innen und Wissenschaftler*innen arbeiten in einem kreativen und wertschätzenden Umfeld, um einen zuverlässigen Betrieb und qualitativ hochwertigen Forschungsbetrieb für mehr als 5000 Stunden pro Jahr zu gewährleisten. Darüber hinaus forschen wir für die Entwicklung neuer Technologien, Methoden und Konzepte der Beschleunigerwissenschaft und entwickeln Designkonzepte für die geplanten Nachfolgequellen BESSY III und MLS2.

Für die Unterstützung der Arbeit des Instituts suchen wir eine engagierte Teamassistenz mit sehr guten deutschen und englischen Sprachkenntnissen, die in einem diversen und internationalen Umfeld effizient und kreativ die vielfältigen administrativen und organisatorischen Prozesse begleitet, die notwendig sind, um die Aufgaben des Instituts zu bewältigen. Dabei arbeiten Sie direkt dem Institutsleiter zu und betreuen ca. 40 Wissenschaftler*innen aus vier Abteilungen.

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage.
Begleitung und Koordination von Personalangelegenheiten, inklusive Onboarding und Offboarding-Vorgängen, in einem internationalen Umfeld.
Korrespondenz auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, inklusive Übersetzung und Erstellung von Präsentationsfolien und sonstigen Druckmaterialien und Pflege der Webseiten des Instituts.
Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Meetings.
Qualitätskontrolle von Dokumenten, Bearbeitung der Post, Terminkoordination und Dienstreisemanagement.
Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Meetings und Workshops, Betreuung von Gästen des Instituts.
Pflege der Statistikdatenbanken zur Erfassung von Publikationen, Abschlussarbeiten, Vorträgen, Gästen und Kollaborationen.

Ihr Profil

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbarer Abschluss
verhandlungssichere deutsche und englische Sprachkenntnisse (mindestens B2-Niveau)
Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich
selbständige Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit
sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware, wie MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel)
Kenntnisse von Contentmanagement-Systemen und Erfahrung im Umgang mit SAP gestützten Anwendungen für das Rechnungs- und Personalwesen sind vorteilhaft

Wir bieten Ihnen

anspruchsvolle und erfolgskritische Aufgaben in einer der größten außeruniversitären Forschungseinrichtungen Berlins, die durch ihre Arbeit und den zur Verfügung gestellten Großgeräten zur Lösung drängender Fragen unserer Gesellschaft beiträgt
ein internationales, kollegiales und förderndes Arbeitsumfeld
sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Arbeitszeiten (39 Stunden/Woche und 30 Tage Urlaub/Jahr) sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Angebote für eine berufliche Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildungsangebote
umfangreiche Sozialleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebssport, Zuschuss zum Deutschlandticket Job
ein Team, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut!

Der Arbeitsvertrag ist über 14 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).

Die befristete Stellenausschreibung bietet nicht nur die Chance, die genannte Position zu besetzen, sondern auch die Möglichkeit, bei Vorliegen der notwendigen fachlichen Kompetenzen, einer langfristigen Perspektive in anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis 30.06.2024. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.

For English version, please click on the following link: English Version.

➜ HIER BEWERBEN
» Stellenangebote des HZB